DocumentaçãoEncomendas


Gestão de Encomendas

Quando é registada uma encomenda recebes uma notificação por e-mail e/ou no desktop e/ou no teu smartphone.
Na plataforma de gestão podes consultar informação sobre todas as encomendas registadas no menu Encomendas.

Utiliza a vista genérica

A vista genérica disponível no menu Encomendas permite uma visão global sobre as várias encomendas registadas na loja e respectivos estados ou pagamento. A mesma pode ser personalizada com recurso à aplicação de filtros.

Formas de filtrar a pesquisa por encomendas:

  • Verificar as encomendas quanto ao estado e métodos de pagamento (ex. Paga, Multibanco, MB Way, etc.);
  • Verificar as encomendas quanto ao estado de encomenda (ex. Em processamento);
  • Verificar as encomendas quanto à legibilidade (lidas ou não lidas);
  • Verificar encomendas datadas para um período temporal específico (calendário).

A vista genérica permite também efectuar uma pesquisa de encomendas pelo número de encomenda (ex. #649754), nome do cliente e e-mail de contacto

Consegues também seleccionar uma ou mais encomendas em simultâneo e aplicar-lhes acções através do gestor de acções. Exemplos de acções que podes aplicar:

  • Alterar o estado da encomenda;
  • Alterar a informação relacionada com o estado de pagamento;
  • Emitir facturas.

Na vista genérica de encomendas, são apresentadas 20 encomendas por página. As restantes são distribuídas por outras páginas. Para navegar entre as diversas páginas, podes utilizar as setas do teclado (para a direita e para a esquerda) ou as opções de navegação entre páginas que surgem na vista genérica.

Gere os detalhes de uma encomenda

Para acederes ao detalhe da encomenda, basta clicares sobre o número da encomenda. Nesta página encontras várias informações e funcionalidades que permitem agilizar a gestão da encomenda. 

Pagamento da encomenda

Tens uma secção específica para gerir informações de pagamento. Esta secção permite:

  • Verificar se o pagamento está pendente ou foi efectuado;
  • Marcar ou desmarcar a encomenda como paga;
  • Verificar qual o método de pagamento escolhido e/ou utilizado para fazer o pagamento;
  • Alterar o método de pagamento escolhido pelo cliente.

Estado da encomenda

Neste detalhe podes verificar o estado da encomenda e alterá-lo através da opção Alterar estado. Os estados de encomenda disponíveis são:

  • A aguardar confirmação;
  • A aguardar pagamento;
  • A aguardar stock;
  • Pendente;
  • Em processamento;
  • Enviada;
  • Disponível para levantamento;
  • Entregue;
  • Cancelada;
  • Devolvida.

A alteração do estado de uma encomenda pode ocorrer de forma manual ou automática. Por exemplo, quando a encomenda é expedida pela nossa funcionalidade de expedição, o estado altera-se de forma automática para Enviada.

Cliente

Nesta secção podes identificar o nome, contacto de e-mail, empresa e NIF do cliente que registou a encomenda. É também possível verificar se o cliente tem um registo efectuado na loja e consultar directamente a ficha de cliente, disponível no menu Clientes.

Podes também editar os dados do cliente na encomenda pela opção Editar dados de cliente (esta acção não altera os dados na ficha de cliente).

Produtos encomendados

Esta secção permite visualizar os produtos incluídos na encomenda, bem como algumas das suas características: variantes, SKU, quantidades encomendadas e o preço unitário por produto. Podes também consultar os portes de envio calculados, verificar se houve algum cupão de desconto aplicado, o imposto apurado, o subtotal e o valor total da encomenda registada.

Envio

Neste espaço é possível verificar a morada de envio definida pelo cliente, o método de envio seleccionado, editar os dados de envio associados à encomenda na opção Editar morada de envio, expedir a encomenda ou adicionar manualmente informação sobre o tracking. 

Expedição

Este é o campo que permite a expedição automática de encomendas. Consegues expedir as tuas encomendas de forma rápida e automática pela funcionalidade de expedição via CTT Expresso ou DPD pela opção Expedir encomenda.

Após cada expedição de encomenda pela funcionalidade, surge a opção Editar / Remover expedição. A opção Editar serve para solicitar uma alteração de morada de destino quando uma encomenda expedida pela funcionalidade já está entregue à transportadora e/ou em distribuição. Por seu turno, a opção Remover permite remover a expedição anterior e disponibilizar novamente o botão de expedição.

Aviso

Deves aguardar algum tempo após cada expedição de encomenda para poderes remover ou editar a guia gerada. 

Tracking

Quando uma encomenda é expedida pela funcionalidade, o código de acompanhamento é gerado de forma automática e adicionado no detalhe da encomenda.

Também podes editar e adicionar manualmente um tracking à encomenda, mesmo que não tenhas expedido pela funcionalidade de expedição automática.

Data prevista de entrega

Quando estás a expedir uma encomenda, podes indicar a data prevista de entrega.

Se definires uma data inicial e outra final, o cliente irá receber a indicação de que a entrega está prevista para um dos dias no período definido. 

Facturação

Esta secção permite emitir facturas no detalhe de cada encomenda. Para o fazeres, precisas de ter um software de facturação integrado no menu Apps / Facturação. Se for configurada a emissão automática de facturas, a factura é emitida de forma automática quando a encomenda é paga, sendo adicionada no detalhe da encomenda e à vista genérica. 

Nota Interna

Qualquer informação ou observação escrita neste campo fica disponível apenas para consulta do próprio comerciante. Podes utilizar esta nota para observações internas relacionadas com a gestão da encomenda.

Nota p/ cliente

Este campo de texto livre pode ser utilizado para enviar alguma informação adicional ao cliente.

Para enviares a nota ao cliente, deves escrever no campo e, posteriormente, clicar em Notificar cliente. A nota é enviada no e-mail de encomenda.

Cronologia de encomenda

Esta zona da página de detalhes da encomenda permite uma visão global sobre os vários eventos associados à encomenda (expedições, alterações de estado, validações de pagamento, envio de notificações e SMS, entre outras informações).

Podes também confirmar que aspectos ocorreram de forma automática e outros que foram precedidos de uma acção manual.

Verificar o último e-mail enviado

Na página de detalhes, se clicares sobre o número da encomenda, consegues verificar o último e-mail enviado ao cliente.

Imprimir resumo da encomenda

Na opção Imprimir, tens acesso à pré-visualização de um documento que resume os vários dados da encomenda e que pode ser imprimido.

Adicionar tags

Na secção Tags podes adicionar etiquetas que permitem classificar e categorizar cada encomenda para mais fácil identificação.

Para adicionar tags, basta escrever os termos separados por vírgulas (ex. revenda, urgente, campanha promocional).

Cada tag pode ter até 25 caracteres. As tags são case sensitive. Por exemplo, a tag “revenda” é idêntica à tag “Revenda”. Podes utilizar letras (com e sem acentos), números, sinais de pontuação, hífens ou símbolos nas tags.

Ao clicares em Ver todas as tags, tens acesso a uma lista com as várias tags já adicionadas a encomendas, o que permite adicionar e remover várias tags em simultâneo.

Exemplos de situações nas quais a aplicação de tags pode ser útil:

  • Categorizar as encomendas que resultaram de vendas a profissionais com a tag “Revenda”;
  • Categorizar as encomendas registadas durante a campanha de Black Friday com a tag de “Black Friday”;
  • Categorizar as encomendas que devem ter prioridade no tratamento com a tag "Urgente".

Esta funcionalidade visa facilitar a pesquisa e/ou filtragem de encomendas a partir da vista genérica e, assim, tornar mais fácil encontrar informação específica sobre as encomendas. 

Exporta um ficheiro de encomendas

Os clientes com loja no plano Enterprise podem exportar um ficheiro com todas as informações das encomendas registadas na loja. Para exportar o ficheiro, basta clicares na opção Exportar. O ficheiro de encomendas é exportado em CSV e, posteriormente, é enviado para o e-mail que utilizas para aceder à área de gestão.

Dica

Qualquer alteração no detalhe da encomenda deve ser gravada. Para tal, deves utilizar o botão Gravar dados.

Definições de Encomendas

Estas configurações fazem-se no menu Configurações / Encomendas.

Lembrete de pagamento automático

Todas as encomendas não pagas com o estado A aguardar confirmação serão afectadas com o lembrete de pagamento automático. O estado da encomenda é alterado automaticamente para A aguardar pagamento e o cliente é notificado.

Cancelamento automático de encomendas

Se activares esta opção, as encomendas serão automaticamente canceladas após X dias. O estado da encomenda é alterado automaticamente para Cancelada e o cliente é notificado. 

Só serão afectadas as encomendas não pagas e no estado A aguardar confirmação. Esta opção está disponível no menu Configurações / Encomendas.

Com a opção Dias para lembrete de pagamento activa, a opção Dias para cancelamento de encomenda passa a afectar as encomendas no estado A aguardar pagamento.


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